INFORMATIVA PRIVACY – FORNITORI
Informativa privacy ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018
1. PREMESSA E DEFINIZIONI
Il Regolamento Europeo n. 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (di seguito il “Regolamento UE”) ed il Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito il “Codice”) così come modificato dal D.Lgs. 101/2018 prevedono il diritto alla protezione dei dati personali e garantiscono il relativo trattamento nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza e sicurezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.
Per “trattamento” di dati personali si intende, ai sensi dell’art. 4, comma 1, n. 2) del Regolamento UE, qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Per “dato personale” si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata direttamente o indirettamente, con particolare riferimento ad un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o ad uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
Per “categorie particolari di dati personali” si intendono dati che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonchè dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento personale di una persona.
Per “Titolare del trattamento” si intende la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.
Per “Responsabile del trattamento” si intende la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta i dati personali per conto del titolare del trattamento.
Elfi S.p.A., avente sede in Forlì, Via Copernico, n. 107 nella sua qualità di Titolare del trattamento, nella persona del legale rappresentante pro tempore, ai sensi e per gli effetti dell’art.13 del Regolamento UE n. 2016/679, con la presente La informa che i dati personali da Lei forniti saranno trattati in modo pertinente e trasparente e nel rispetto dei principi di liceità e necessità, secondo le vigenti disposizioni in materia.
2. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei Suoi dati personali è effettuato da Elfi S.p.A. con sede in Forlì, Via Copernico, n. 107, C.F. e P.IVA: 02698210404.
Per qualunque domanda o richiesta legata al trattamento dei Suoi dati personali può contattare Elfi S.p.A. inviando una richiesta ai seguenti riferimenti:
Dati di contatto telefonico: 0543/802311
Dati di contatto email: elfispa@legalmail.it
3. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti ed in conformità ai regolamenti, alle procedure di Elfi S.p.A.
Il trattamento dei dati personali riguarderà i dati identificativi e di contatto del Fornitore con cui Elfi S.p.A. ha instaurato un rapporto ai fini di garantire l’erogazione del servizio o lo svolgimento dell’attività che coinvolge il Fornitore.
Il trattamento dei dati personali sarà effettuato per le seguenti finalità:
- adempimento di tutti gli obblighi derivanti dalla legge;
- esecuzione delle operazioni strettamente connesse e strumentali all’avvio di rapporti contrattuali, ivi compresa l’acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del Contratto;
- gestione dei rapporti con il Fornitore per attività di amministrazione, contabilità, ordini, spedizioni, fatturazione, servizi, gestione dell’eventuale contenzioso;
- eventuale valutazione del fornitore sulla base delle specifiche ISO 9001:2015, D.Lgs 196/03 e del Regolamento UE 2016/679.
I dati personali del Fornitore verranno trattati per tutta la vigenza del rapporto contrattuale instaurato, nonché successivamente per l’adempimento di tutti gli obblighi di legge.
La base giuridca del trattamento dei dati può essere individuata nello specifico rapporto contrattuale instaurato tra il Fornitore ed Elfi S.p.A. e dall’adempimento degli obblighi di legge ad esso connessi, nonchè il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare in particolare l’esercizio dei diritti del Titolare in sede giudiziaria e la gestione degli eventuali contenziosi e la prevenzione e repressione di atti illeciti.
4. MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento di tutti i dati acquisiti sarà effettuato con modalità cartacee e strumenti informatici nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, delle misure di sicurezza, ai sensi dell’art.32 del Regolamento UE e con l’osservanza di ogni misura cautelativa che ne garantisca la relativa riservatezza e sicurezza.
5. DATA RETENTION
Tutti i dati oggetto della presente informativa saranno trattati e conservati dal Titolare e dai soggetti nominati Responsabili del trattamento, Designati ed Autorizzati, nel rispetto del principio di proporzionalità, per il periodo di tempo strettamente necessario per ciascuna finalità individuata, per tutta la durata del rapporto contrattuale e comunque sino al termine prescrizionale e di legge nel rispetto dei diritti e degli obblighi conseguenti.
6. NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DI UN EVENTUALE RIFIUTO
Alcuni dati sono indispensabili per l’instaurazione del rapporto contrattuale o per la sua esecuzione, mentre altri si possono definire accessori a tali fini. Il conferimento dei dati alla scrivente è obbligatorio per i soli dati per cui è previsto un obbligo normativo o contrattuale.
Nei casi in cui il conferimento dei dati è previsto da un obbligo normativo o contrattuale, l’eventuale rifiuto metterebbe il Fornitore nelle condizioni di non poter dare esecuzione o prosecuzione al contratto in quanto costituirebbe un trattamento illecito. Nei casi in cui non sia previsto alcun obbligo di legge al conferimento dei dati, il rifiuto non sortirebbe le conseguenze di cui sopra ma impedirebbe comunque di dare esecuzione alle operazioni accessorie.
7. AMBITO DI COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI PERSONALI
I Suoi dati personali potranno essere comunicati, in stretta relazione alle finalità sopra indicate, ai seguenti soggetti o categorie di soggetti:
- Professionisti e consulenti, società di consulenza, società di factoring, istituti di credito, società di recupero crediti, società di assicurazione del credito, società di informazioni commerciali, aziende operanti nel settore del trasporto;
- Enti Pubblici e privati, anche a seguito di ispezioni o verifiche come, ad esempio: Amministrazione Finanziaria, Organi di Polizia Tributaria, Autorità Giudiziarie, Ufficio italiano Cambi, Ispettorato del Lavoro, ASL, Enti Previdenziali, ENASARCO, Camera di Commercio, etc.;
- ad eventuali altri soggetti, ai quali la vigente normativa legale e/o contrattuale prevede l’obbligo di comunicazione, in ottemperanza a quanto prescritto dalle disposizioni di legge.
Potrà venire a conoscenza dei Suoi dati personali il personale aziendale dipendente e/o collaboratore appositamente nominato designato e/o autorizzato al trattamento ai sensi degli artt. 28 del Regolamento UE e art. 2-quaterdecies del Codice Privacy in seguito alle modifiche apportate dal D.Lgs. 101/2018.
Potranno inoltre venire a conoscenza dei Suoi dati personali eventuali soggetti a cui il titolare dovesse affidare delle attività in outsourcing appositamente nominati responsabili esterni ai sensi degli artt.28 del Regolamento UE o ad autonomi Titolari del trattamento per le finalità di cui al paragrafo 3.
Tutti i trattamenti effettuati da soggetti terzi saranno debitamente autorizzati dal Titolare stesso ed avverranno nel rispetto delle normative in materia di sicurezza e sulla Privacy.
I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione, salvo qualora richiesto da una norma di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria.
8. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI ALL’ESTERO
I dati personali oggetto di trattamento non sono oggetto di trasferimento in paesi esteri.
9. DIRITTI RICONOSCIUTI ALL’INTERESSATO
In ogni momento, Lei potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del Titolare, del Responsabile del trattamento ai sensi del Capo III (artt. 12-22) del Regolamento.
In particolare, in qualità di Interessato, Lei ha:
- il diritto di accesso ai suoi dati personali, conservati e trattati da Elfi S.p.A., ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e, in caso positivo, conoscerne il contenuto e l’origine (art. 15 del Regolamento UE 2016/679);
- il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, Lei ha il diritto di ottenere altresì l’integrazione dei dati personali incompleti, eventualmente fornendo apposita dichiarazione integrativa (art. 16 del Regolamento UE 2016/679);
- il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo se sussiste uno dei motivi di cui all’art. 17, comma 1 del Regolamento UE;
- il diritto di ottenere la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi di cui all’art. 18, comma 1, del Regolamento UE;
- il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lett. e) o f) compresa la profilazione (art. 21 Regolamento UE 2016/679);
- il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, con le modalità reperibili sul sito web istituzionale www.garanteprivacy.it;
- il diritto alla portabilità del dato nei limiti e nei modi previsti dall’art. 20 del Regolamento UE.
I diritti sopra riassunti sono esercitati con richiesta rivolta al Titolare che può essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata o posta elettronica agli indirizzi e ai recapiti del Titolare riportati al paragrafo 2.
Fatto salvo quanto espresso finora, Le ricordiamo che i diritti di cui sopra possono essere esercitati anche da chiunque abbia un interesse proprio, o agisca a tua tutela, in qualità di Suo mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione, ex art. 2-terdecies del D.Lgs. 101/2018.
Elfi S.p.A.